İkinci madde mucibince intihap veya tayin edilen mümessiller İktisat Vekaletinin aynı sayıda tayin edeceği mümessilleriyle birlikte ocaklardaki menkul ve gayrimenkullerin miktar ve hali hazır vaziyetlerini gösteren bir zabıt varakası tanzim ederler.
İmtiyaz ve imal ruhsat tezkeresi sahipleri mesul müdürleri tarafından müntehap veya hakim tarafından tayin edilen mümessiller yukarki fıkrada yazılı zabıt varakasının tanzimi için mıntaka iktisat müdürü tarafından yapılacak tebliğ üzerine en çok bir hafta içinde işe başlamaları lazımdır.
İşe başladıktan sonra on beş gün içinde zabıt varakalarının tanzimi mecburidir. Zabıt varakaları üç nüsha olarak tanzim edilip bir nüshası alakalı zat veya müesseseye, bir nüshası Ereğli Kömürleri İşletme İdaresine ve bir nüshası da İktisat Vekaletine gönderilir.